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POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Y DE LA INFORMACIÓN CARDINAL ABOGADOS S.A.S.

CARDINAL ABOGADOS S.A.S es una empresa prestadora de servicios profesionales jurídicos, domiciliada en la ciudad de Medellín, departamento de Antioquia, Colombia, en la carrera 43 A Número 16 sur 47, con dirección electrónica cardinal@cardinal.com.co y con página web www.cardinal.com.co, que de ahora en adelante se identificará como CARDINAL ABOGADOS. Por el presente documento adopta una política privada de protección de datos personales y de la información, de acuerdo con la ley 1581 de 2012, los decretos 1377 de 2013, 886 de 2014 y la circular número 2 de la Superintendencia de Industria y Comercio. Con la presente política CARDINAL ABOGADOS pone en conocimiento de sus clientes y/o titulares de la información y datos personales, los derechos que les asisten por mandato constitucional y legal, el tratamiento de la información, los mecanismos de protección, así como los medios de autorización, corrección, actualización, entre otros.

I. DEFINICIONES De acuerdo con la ley 1581 y el decreto 1377, las siguientes definiciones orientan las disposiciones sobre el tratamiento y protección de datos e información:

1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;

2. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;

3. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;

4. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;

5. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;

6. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;

7. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

8. Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

9. Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

10. Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

11. Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

12. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

II. PRINCIPIOS De conformidad con el artículo 4° de la ley 1581, CARDINAL ABOGADOS S.A.S como responsable y/o encargada del tratamiento de datos personales e información, se compromete a orientar su labor de acuerdo con los siguientes principios:

a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen;

b) Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;

c) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;

d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;

e) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de CARDINAL ABOGADOS S.A.S, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;

f) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley; Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley;

g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por CARDINAL ABOGADOS S.A.S. a que se refiere la ley, será manejada con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.

III. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS. De conformidad con el artículo 8 de la ley 1581, los titulares de los datos personales o de la información que obtenga CARDINAL ABOGADOS S.A.S. para su tratamiento, tendrán los siguientes derechos:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a CARDINAL ABOGADOS S.A.S. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado; b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a CARDINAL ABOGADOS S.A.S salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581; c) Ser informado por CARDINAL ABOGADOS S.A.S, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales; d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen; e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento. PARÁGRAFO. Los Titulares podrán ejercer sus derechos de Ley y realizar los procedimientos establecidos en esta Política, mediante la presentación de su cédula de ciudadanía o documento de identificación original. Los menores de edad podrán ejercer sus derechos personalmente, o a través de sus padres o los adultos que detenten la patria potestad, quienes deberán demostrarlo mediante la documentación pertinente. Así mismo podrán ejercer los derechos del Titular los causahabientes que acrediten dicha calidad, el representante y/o apoderado del titular con la acreditación correspondiente y aquellos que han hecho una estipulación a favor de otro o para otro.

IV. DEBERES DE CARDINAL ABOGADOS S.A.S COMO RESPONSABLE Y/O ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES De conformidad con el artículo 17 de la ley 1581, CARDINAL ABOGADOS en su condición de responsable o encargado del tratamiento de datos personales de sus clientes cumplirá con los siguientes deberes:

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada; d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley;
i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley;
l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
p) Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;
q) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la ley;
r) Registrar en la base de datos las leyenda «reclamo en trámite» en la forma en que se regula en la ley;
s) Insertar en la base de datos la leyenda «información en discusión judicial» una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;
t) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
u) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;

V. TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES Y SUS FINALIDADES Sin perjuicio de los tratamientos que se indiquen en el aviso de privacidad y en la autorización que se obtenga del Titular, los datos personales tratados por CARDINAL ABOGADOS tendrán las siguientes finalidades:

a) Obtener y gestionar la información necesaria para el cumplimiento del servicio contratado por el cliente titular.
b) Cumplir con las obligaciones legales, tributarias, contables, de registros entre otras, sin exceder el legítimo uso de los datos.
c) Controlar y prevenir el fraude y de lavado de activos, incluyendo pero sin limitarse a ello, a la consulta en listas, y toda la información necesaria requerida para el SARLAFT.
d) Archivar y actualizar los sistemas de protección y custodia de información y bases de datos de CARDINAL si las tuviere.
e) Las demás finalidades que determinen los Responsables en procesos de obtención de Datos Personales para su Tratamiento, con el fin de dar cumplimiento a las obligaciones legales y regulatorias, así como de las políticas de la Firma.

VI. RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN En CARDINAL ABOGADOS será el auxiliar de servicios administrativos y en su defecto la Gerencia la encargada de tramitar peticiones, consultas y reclamos en materia de Datos Personales de conformidad con la Ley y esta política. La atención de peticiones, consultas y reclamos en materia de datos personales podrá realizarse de manera personal y verbal en el domicilio principal de CARDINAL, en la dirección que más adelante se indica o a través de escrito en la dirección de correo electrónico que igualmente se señala.

• Dirección física: Carrera 43 A número 16 sur 47 oficina 401 edificio PANALPINA, Medellín, Antioquia. • Dirección electrónica: cardinal@cardinal.com.co • Teléfono: 057(4)6042848 • Auxiliar de servicios Administrativos: Adriana Morales Alcaraz. • Gerente: Maria Isabel Aramburo Mejía.

VII. PROCEDIMIENTO PARA QUE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN PUEDAN EJERCER LOS DERECHOS A CONOCER, ACTUALIZAR, RECTIFICAR Y SUPRIMIR INFORMACIÓN Y REVOCAR LA AUTORIZACIÓN. Las consultas o solicitudes de actualización, rectificación, supresión de información o revocación de autorización deberán ser presentadas por el Titular, sus causahabientes, sus representantes y/o apoderados, aquellos a quienes se ha estipulado a favor de otro o para otro, y/o los representantes de menores de edad Titulares. Las consular o solicitudes de actualización, rectificación, supresión de información o revocación de autorización podrán ser presentadas de manera física, verbal o escrita, ante los funcionarios que se indicaron en el aparte V de la presente política. De igual manera podrán ser presentadas a través de comunicación telefónica o por correo electrónico, en el teléfono y en la dirección arriba indicados. Cualquiera que sea el medio, la Firma guardará prueba de la consulta y su respuesta.

a) Si el solicitante tuviere capacidad para formular la consulta, de conformidad con los criterios de acreditación establecidos en la Ley 1581 y el Decreto 1377, CARDINAL ABOGADOS recopilará toda la información sobre el Titular que esté contenida en el registro individual de esa persona o que esté vinculada con la identificación del Titular dentro de sus bases de datos y se la hará conocer al solicitante.
b) El Responsable de atender la consulta dará respuesta al solicitante siempre y cuando tuviere derecho a ello por ser el Titular del Dato Personal, su causahabiente, apoderado, representante, se haya estipulado por otro o para otro, o sea el responsable legal en el caso de menores de edad. Esta respuesta se enviará dentro de los diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha en la que la solicitud fue recibida por CARDINAL.
c) En caso de que la solicitud no pueda ser atendida a los diez (10) hábiles, se contactará al solicitante para comunicarle los motivos por los cuales el estado de su solicitud se encuentra en trámite. Para ello se utilizará el mismo medio o uno similar al que fue utilizado por el Titular para su comunicar su solicitud.
d) La respuesta definitiva a todas las solicitudes no tardará más de quince (15) días hábiles desde la fecha en la que la solicitud inicial fue recibida por la Firma.

VIII. VIGENCIA. La presente política de tratamiento de datos personales entrará en vigencia a partir del 1 de octubre de 2016. Los Datos Personales que sean almacenados, utilizados o transmitidos permanecerán en nuestra Base de Datos, con base en el criterio de temporalidad y necesidad, durante el tiempo que sea necesario para las finalidades mencionadas en esta Política, para las cuales fueron recolectados.

Formato de Autorización